El siguiente material didáctico está tomado del libro de
texto’’Administración de la producción’’ de L Tawfik y
A.M. Chauvel (Mc Graw Hill)
CICLO DE
COMPRAS:
Este consiste en una serie
de actividades o etapas que se encadenan e inician con una demanda interna,
denominada .'requisición" de compra
a) Emisión de una
requisición de compra. Esta es la etapa en la que
se comunica la necesidad al departamento de abastecimiento. Esto puede hacerlo
cualquier departamento de la empresa o exclusivamente el departamento de control
de los inventarios. Esta última práctica es la más común en la mayoría de las
empresas.
b) Análisis de la
requisición. El secretario del
departamento de abastecimiento dirige la requisición al comprador responsable de
esta categoría de bienes y servicios, el cual debe a su vez revisar ciertos
puntos antes de proceder a la investigación y elección de un proveedor, o
simplemente ala emisión de un pedido.
c) Investigación y elección
de un proveedor. Esta etapa existe en las
siguientes situaciones:
-compras
nuevas,
-compras importantes desde
el punto de vista económico o técnico,
-insuficiencia del proveedor
actual,
-evolución del mercado
(disminución de los precios, aparición de un nuevo producto, de un nuevo
proveedor, etc.).
La investigación y elección
de un proveedor comprenden las tres siguientes actividades
:
-elaboración de una lista de
proveedores aceptables.
-elaboración de cotizaciones
o concurso de ofertas,
-evaluación de las ofertas y
elección de un proveedor.
d) Emisión de una solicitud
de pedido.
Una vez que se ha hecho la elección, se expide al proveedor una solicitud de
pedido. la cual constituye el contrato escrito entre la empresa compradora y el
proveedor.
e) Seguimiento del
pedido. La
responsabilidad del abastecimiento no termina con la expedición de una solicitud
de pedido, sino se extiende hasta la utilización del material en las líneas de
producción. Entre estas dos etapas, es necesario que el responsable de la compra
siga el pedido de cerca y proceda a hacer recordatorios y solicitudes de
información al proveedor, a fin de asegurarse de que el contenido del pedido sea
entregado en la fecha prevista.
f) Recepción e inspección de
la mercancía. En el momento de la
recepción, la inspección se hace generalmente en dos etapas, que pueden
denominarse inspección general e inspección técnica. La inspección general es
realizada por un comisionado del departamento de recepción, el cual
verifica
el estado general de la
mercancía. Posteriormente dicha mercancía se guardará en la zona de control, en
espera de la inspección técnica por parte de los especialistas de la
empresa.
g) Verificación y pago de la
factura. Si
el informe de inspección es favorable para la aceptación de la mercancía, éste
se envía al departamento de contabilidad para la autorización del
pago.
Después de la verificación simultánea de la solicitud de compra, el informe de inspección y la factura, el departamento de contabilidad emite un cheque.